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LAS ESPECIFICACIONES DE COMPRA

En mi anterior post “Objetivos de un departamento de compras” os hacía mención a “Las especificaciones de compra”. La definición más exacta de qué son las “Especificaciones de Compra” seria: listas de lo que se va a comprar y de las condiciones en las que se comprara. Incluyen los estándares de la empresa y las reglas para comprar mercancías. Dichos estándares vendrán dictados por la imagen de la empresa, por el menú, los precios y la clientela.
Para determinar las especificaciones de compra que se utilizan en el establecimiento, hay que evaluar los elementos que se requerirán y los proveedores que se van a utilizar en función de los siguientes factores:
• Calidad: ¿Qué nivel de calidad esperan los clientes, en función de los precios, el ambiente y la imagen? ¿Qué calidad ofrece cada proveedor? ¿Se desperdicia mucho producto debido a la mala calidad?
• Cantidad: ¿Qué cantidades necesita su empresa? ¿En qué cantidades ofrece el proveedor sus productos? ¿Se corresponden con nuestras necesidades? ¿Hay recargo si se pide sólo parte de un embalaje?
• Homogeneidad: ¿Qué clase ofrece el proveedor? ¿Está garantizada? ¿Qué política de sustituciones y devoluciones tiene?
• Fiabilidad: ¿Hasta qué punto es fiable el proveedor en cuanto al producto y el programa de reparto?
• Disponibilidad: ¿Qué fluctuaciones de precio se pueden esperar? ¿Puede el proveedor servir el volumen que se necesita?
• Servicio: ¿Proporciona el proveedor servicios como el aviso inmediato de falta de productos? ¿Apoyo técnico? ¿Informes de nuestras compras anteriores? ¿Con cuanta anticipación hay que hacer el pedido? ¿Tiene camiones frigoríficos para la entrega?
• Seguridad: ¿Han sido procesados los productos del proveedor según las normas del gobierno para la seguridad de los alimentos? ¿Se puede visitar sus instalaciones para inspeccionarlas?
• Precios: ¿Están en línea con los de los demás proveedores o son más bajos? ¿Aceptaría el proveedor ofertas más bajas u ofrece descuentos por volumen de compra?

Gracias a las Especificaciones de Compra podemos establecer una serie de procedimientos para un mejor control y gestión tanto del aprovisionamiento externo por parte de proveedores como de sub-contratas.

Jordi Rosell –Las Especificaciones de Compra. www.jordirosell.es

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