CÓMO AYUDAR A LAS EMPRESAS DEL SECTOR DE LA RESTAURACIÓN A MEJORAR SU GESTIÓN CON TABLEROS DE CONTROL
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El Tablero de Control es una herramienta de la administración de empresas, aplicable a cualquier organización, cuyo objetivo y utilidad básica, es diagnosticar adecuadamente una situación.
Se le define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluación periódica permitirán contar con un mayor conocimiento de la situación de una empresa o sector apoyándose en las nuevas tecnologías informáticas.
La empresa como organización formal e informal está sujeta de parametrización en muchos de sus valores para facilitar el diagnóstico y la toma de decisiones.
Si bien hay indicadores genéricos para todas las empresas, especialmente en áreas como las financieras, cada empresa o sector requiere definiciones a medida de sus propios parámetros y definir quién y cómo va a monitorear esa información.
El Tablero de Control nace al no existir una metodología clara para enseñar a los directivos a organizar y configurar la información.
Es necesario generar metodologías gerenciales para que las empresas no se basen sólo en la intuición y conocimientos de cada directivo.
Análisis en una empresa de restauración
¿Es posible
conocer a fondo la marcha de mi empresa sin tener que pasar de 8 a 10 hs. por día?
¿Es posible en mi empresa pueda contar con información precisa y en el momento justo para anticiparme a los hechos y actuar preventivamente?
¿Es posible tener información integral de mi empresa de forma sencilla y clara de tal manera que no debe de tener que ser un Economista o Financiero para entenderla?
¿Es posible
transmitir y enseñar a las nuevas generaciones cómo controlar objetivamente la
evolución del negocio?
¿Cómo hago para que todo marche igual en mi empresa
independientemente de que yo esté o no en ella?
¿Cómo sé que las cosas se están haciendo bien, tal
como yo quiero?
Muchas veces, los dueños de empresas de
restauración me han formulado esta pregunta y siempre mi respuesta fue:
“Sí, es posible, siempre y cuando estén decididos
profundamente a invertir tiempo y recursos en aprender e implementar los
cambios necesarios para lograrlo.”
¿En qué consiste ese cambio? Básicamente en incorporar al manejo de la empresa
la cultura de la planificación, proyectando ingresos y egresos, para lo cual,
basándonos en la historia de la empresa, sus debilidades y fortalezas actuales
y las amenazas y oportunidades del contexto, hay que efectuar un pronóstico de
cómo serán los resultados económicos, financieros y comerciales que se
obtendrán, por ejemplo, durante los próximos 12 meses.
Esta formulación que, por escrito, parece muy
fácil, en la práctica implica muchas veces un giro de 180º en la manera de
organizar la empresa ya que hay que orientar procesos operativos y de gestión a
la generación de la información buscada, para alinearla con el resultado final
deseado.
¿Para qué haría este cambio cultural y organizacional?
El beneficio final de todo Tablero de Control es el de poder generarle a la
persona responsable de controlar la marcha o gestión de la empresa, la
información exacta para tomar medidas efectivas de corrección o mantenimiento
del rumbo establecido en el negocio.
Esta información se exhibe en un Tablero que no ocupa más de una pantalla en el cual se exhiben los resultados mes a mes o día a día y acumulados de los principales indicadores claves previamente analizados lógicamente y definidos por el dueño como estratégicos. Es como el tablero de un automóvil o el de un avión, pero expresado en otro formato.
¿Y cómo se hace?
Con un análisis que comienza con las siguientes
preguntas:
·
¿Cómo se da
cuenta usted si su empresa anda bien o mal?
·
¿Qué
información mira?
·
¿Qué
gestiones realiza para saberlo?
·
Luego
seguimos: ¿Qué significa para usted el número de ventas, costes de producción o
mercadería vendida, gastos operativos, gastos financieros, sueldos, cartera de
clientes, ganancias y pérdidas, etc. que el negocio esté bien, más o menos o
mal?
Aquí y así comienza el proceso de elaboración del Tablero de Control. No se trata sólo de un programa que por sí mismo controla a los empleados y procesa números, sino que es mucho más que eso. Es una manera de gestionar la empresa para que permita ser medida y de este modo se puedan controlar los desvíos y las aproximaciones a los estándares de subsistencia y crecimiento previamente estipulados como razonables y posibles por los que más saben del negocio: sus dueños.
El Tablero debería anunciarnos con anticipación
tanto si nos va a ir bien como si nos va a ir mal. Sólo así, el usuario del
Tablero, el dueño, Director o Gerente responsables de obtener resultados,
pueden, a partir de información objetiva y razonable (y no sólo basándose en su
intuición) intervenir y operar sobre la marcha del negocio a tiempo para
modificar su rumbo.
Las etapas de desarrollo de un Tablero son:
Como cierre podemos decir que los Tableros de
Control ayudan a las empresas a mejorar su gestión y son una herramienta clave
para una gestión ordenada y de excelencia.
Por Lic. Guillermo Regules
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